แต่ก็เอาครับ ในเมื่อมาปรึกษาผมแล้ว ผมจะบอกว่า มันไม่คุ้ม หรือมันเป็นไปไม่ได้ก็คง ฟังดูไม่สวยใช่ไหมล่ะครับ ผมก็เลยแนะนำเครื่องมือพิเศษ ของกูเกิล นี่แหละครับ ให้เขาไป ซึ่งบริการพิเศษที่ผมพูดถึงมันก็คือ Google docs ซึ่งหลายคนคงได้ลองใช้กันมาแล้ว แต่อีกหลายคนก็คงยัง วันนี้ผมจะเอาเรื่องของ Google docs มาเล่าให้ฟัง เผื่อผู้ประกอบการท่านใด ที่กำลังประสบปัญหาเรื่องของการ กระจายข่าวสาร และเอกสาร สู่ผู้ร่วมงานอย่างผู้ประกอบการท่านนี้ จะได้นำไปประยุกต์ใช้กับเขาบ้าง
ก่อนอื่น เรามารู้จักกับ Google docs กันก่อน Google docs มันก็คือ เครื่องมือจัดการเอกสาร ลักษณะก็คล้าย ๆ กับ Microsoft Officeที่เราใช้กันอยู่นั่นล่ะครับ แต่ที่ผมพุดถึง Google docs ก็เพราะว่า Google docs มันเป็นบริการ พิมพ์เอกสารออนไลน์ เพราะงั้นถ้าเราศึกษาดูดีดี เราจะพบว่าเราควรใช้อย่างยิ่ง เพราะมันมีข้อดีคือ
1.) คุณไม่จำเป็นต้องมาติดตั้ง โปรแกรมเสริมอย่าง Microsoft office
2.) คุณสามารถ ทำงาน Office ได้อย่างสมบูรณ์ ไม่ว่าจะเป็น พิมพ์เอกสาร นำเสนอผลงาน ทำ worksheet และอื่น ๆ
3.) คุณสามารถ แบ่งปันเอกสาร ให้กับคนทั่วโลกได้ ในเสี้ยววินาที
4.) คุณสามารถ กำหนด ผู้รับเอกสารได้ว่าคุณจะให้ใครรับเอกสารของคุณได้บ้าง
5.) คุณสามารถ จัดการ แก้ไขเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา แค่มีอินเตอร์เน็ต กับอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น มือถือ หรือ แล็บท็อป
6.) คุณสามารถโหลดเอกสารมาอ่านผ่านมือถือ หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ ขอแค่อุปกรณ์นั้นเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ก็พอ
7.) คุณสามารถ ใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์ เฟซบุ๊ค ทวิตเตอร์ และเครื่องมืออื่นๆ
8.) เอกสารคุณจะถูกเก็บเป็นอย่างดี ลดปัญหาเรื่องการสูญหาย ของเอกสาร
9.) คุณสามารถเอาเอกสารนั้นมาเก็บไว้ในเครื่องได้
10.) คุณสามารถนำเอกสารนั้นไปใช้ได้ ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่ต้องพกพาแล็ปท็อป หรือแฟรชไดว์ไป ให้เมื่อย ขอแค่คุณมีอุปกรณ์สำหรับเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอยู่ในสถานที่ที่คุณจะไป เพราะเทคโนโลยีมันจะตามคุณไปในทุกที่ทุกเวลา
11.) คุณจะหมดปัญหา การเข้ากันไม่ได้ของเอกสาร เพราะเมื่อคุณเปิดในระบบออนไลน์ ถึงอย่างไรคุณก็เปิดได้เสมอ
12.) คุณ ไม่ต้องมานั่งค้นเอกสาร อีกหลายปึก เมื่อคุณต้องการดูเอกสารย้อนหลัง เพราะมันมีระบบค้นหาให้คุณ
13.) พนักงานทำงานที่ไหนก็ได้ไม่จำเป็นต้องสำนักงาน
14.) คุณไม่ต้องมาทำความเข้าใจอะไรมากนัก เพราะวิธีใช้ไม่ได้ต่างกับ Office software ตัวอื่น ๆ
15.) ยังมีข้อดีอีกมาก ขอแค่คุณ ใช้มันให้เป็นก็พอ แล้วคุณจะติดใจแบบผม
ที่เราพูดถึงข้างต้นเป็นเรื่องคร่าว ๆ แต่ว่ามันมีดีอีกมากครับ เพราะ เทคโนโลยีมันตามคุณไปได้ทุกที่ทุกเวลา ทุกโอกาส แต่สิ่งสำคัญของมันก็คือ คุณต้องเชื่อมต่อกับเครื่อข่ายให้ได้เท่านั้นเองครับ เพราะปัญหาเดียวที่เจอของระบบนี้ก็คือ ผู้ใช้ไม่ชำนาญ และ บางสำนักงานไม่มีอินเตอร์เน็ต แต่ถ้าปัญหา 2 เรื่องนี้ไม่มี ผมขอแนะนำให้คุณลองเอาเรื่องนี้มาเป็นนโยบาย ของสำนักงาน ช่วงแรก มันคงจะมีบ้างที่ไม่คล่องตัว แต่พอใช้ไปสักพัก หลังจากที่ผู้ใช้มีความชำนาญมาขึ้น ผมรับประกันเลยครับ คุณจะมีความสะดวก และคล่องตัวแบบที่คุณไม่เคยเป็นมาก่อน
ถ้าถึงตอนนี้คุณยังไม่แน่ใจว่าที่ผมพูด มันจะดีจริงหรอืเปล่า ผมขอถามคุณผู้อ่านเพียง 4 คำถามครับ
"จะดีแค่ไหน ถ้าคุณสามารถ ที่จะ กระจายเอกสาร มาตรฐานการผลิต สเป็กสินค้า ให้กับผู้ผลิตหลายราย และกระจายข้อมูลสินค้าตัวใหม่ให้ลูกค้าหลายราย อีกทั้งสั่งการพนักงานหลายคน จะดีแค่ไหน ถ้าทั้งหมดนี้คุณทำได้เบ็ตเสร็จเพียง เสี้ยงวินาที"
"และโอกาส คุณจะได้เปรียบมากกว่าคู่แข่งแค่ไหน ถ้ากระจายข้อมูลสินค้าได้เร็ว"
"คุณจะบริหารงานง่ายแค่ไหน ถ้าคำสั่ง หรือหนังสือสั่งการของคุณถึงมือพนักงานอย่างทั่วถึง ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหนก็ตาม"
"ลูกค้าจะชอบสินค้าคุณมากแค่ไหน เมื่อ คุณสามารถกระจายเอกสารเกี่ยวกับมาตรฐานการผลิต และสเปกสินค้าให้ผู้ผลิตหลายรายในเวลาเพียงเสียววินาที"
เท่านี้คงเป็นเหตผลพอแล้วใช่ไหมล่ะครับ ที่คุณจะใช้ Google Docs
ลองเลือกเนื้อหาอื่นตามหมวดหมู่ย่อย
All
คอมพิวเตอร์
Artisteer
Blog
Blogger
Browser
Computer
Design
E Commerce
Facebook
Google Adsent
Google Docs
Internet
Seo
Social Media
Social Network
Software
Twitter
Websit
Website